Доступ до документів компанії: право є, механізм – недостатньо розроблений

Минулого року бізнес, громадськість та всі зацікавлені мали отримати електронний доступ до інформації та документів компаній, що зареєстровані в Україні. Зокрема, це основні документи, які товариство подає до державного реєстратора – статут, засновницькі документи, фінансові звіти тощо. Все це Україна мала виконати відповідно до імплементації т.зв. Першої Директиви про гласність у рамках Угоди про асоціацію. Однак чи виконане це завдання повністю – наскільки відкрито електронний доступ до документів компанії?

Автор: Любов Акуленко

Адаптувати законодавство ЄС у сфері заснування та діяльності компаній Україна повинна відповідно до статті 387 V розділу (Економічне і галузеве співробітництво) Угоди про асоціацію. Зокрема, наша держава взяла на себе зобов’язання адаптувати законодавство ЄС, що стосується оприлюднення інформації про діяльність кампаній. Основоположною Директивою з цього питання є Перша Директива про розкриття інформації про компанії № 68/151/ЄЕС від 9.03.1968 року (неофіційно більш відома як Перша Директива або Директива про гласність). У зв’язку з тим, що у 2009 Перша Директива була замінена новою Директивою №2009/101/ЄС, яка враховує розвиток інформаційних технологій та створення електронних реєстрів, Міністерство юстиції України розробило план адаптації саме нової Директиви №2009/101/ЄС.

Навіщо у ЄС потрібна ця Директива?

Мета Директиви про гласність - забезпечити свободу руху капіталу та підприємництва. Для того, щоб було легко перевірити інформацію про діяльність компанії в різних країнах ЄС, в усіх країнах ЄС були гармонізовані вимоги стосовно доступу до інформації про компанії.

Тому у 1968 році в Європі було розпочато гармонізацію корпоративного права. З прийняттям Директиви про гласність держави-члени повинні були забезпечити заінтересованим особам доступ до документів, що стосуються діяльності компанії, через свої публічні реєстри.

Зокрема, до публічного реєстру зареєстровані компанії повинні були подавати такі документи (вони були обов’язковими для публікації):

- статут, засновницькі документи компанії та зміни до них;
- інформацію про представницькі органи компанії та керівництво (імена осіб на посадах, термін і коло їх повноважень);
- фінансову звітність і бухгалтерський облік компанії, розмір статутного капіталу і кількість оплачених акцій;
- інформацію про перенесення юридичної адреси, реорганізацію і ліквідацію.

Оприлюднення цієї інформації відбувається наступним чином. Компанія подає до офіційного органу, який виконує функції державного реєстратора, відповідної держави документи, які мають бути опубліковані. Це «папка» з роздрукованими у паперовій формі статутом, протоколом засідання, наприклад, акціонерів, договори про продаж акцій, чи продаж-набуття частки тощо. На кожну компанію у держєєстрі заводиться справа, до якої у разі змін до відомостей про компанію, подається оновлена інформація. Усі документи й відомості, що підлягають опублікуванню, фіксуються у цьому реєстрі. Відтак, якщо виникала потреба отримати інформацію про компанію, то копія справи чи її частини надається будь-якій особі на письмовий запит.

У 2009 році ця Директива була замінена на нову, яка більш впроваджує гарантії щодо доступу до електронних документів. Зокрема, вона дає доступ до електронних реєстрів.

Чи є доступ до відомостей про компанії в Україні?

В Україні питання про оприлюднення відомостей про компанії врегульоване Законом «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 №755-IV. Відповідно до нього працює Єдиний державний реєстр (ЄДР). Реєстрація в ньому є обов’язковою умовою створення компанії. Зокрема, цей Закон встановлює вимоги щодо інформації, яку компанія повинна надати в ЄДР.

Загалом, Закон змінив порядок отримання інформації про реєстрацію. Зокрема, за словами Андрія Селютіна, партнера, керівника Південноукраїнської філії АО «Arzinger», «якщо за старим законодавством фізична особа–підприємець чи представник юридичної особи повинен був обов’язково отримати виписку про факт реєстрації, а юридична особа ще і примірник установчого документа (статуту, положення, тощо) з відмітками державного реєстратора, то на сьогодні інформація про реєстрацію є на відповідному веб порталі - кабінеті електронних сервісів. Як наслідок усувається необхідність звертатись до реєстратора для отримання паперових документів».

Для цього необхідно зробити наступні дії:

1. Після надання державному реєстратору документів для реєстрації заявнику видається опис документів, в якому вказується унікальний код, який необхідно занотувати (код знаходиться у правому верхньому куті документу).
2. У разі прийняття позитивного рішення про реєстрацію, для отримання електронних документів необхідно зайти до кабінету електронних сервісів.
3. Обрати – «Єдиний державний реєстр ЮО та фізичних осіб-підприємців», після – вибрати: «Виконати безкоштовний запит на отримання відомостей».
4. У відповідному полі «результат надання адміністративної послуги» проставити галочку.
5. Ввести необхідний код та завантажити документи, які є щодо потрібної ЮО.

«Варто зазначити, що без цього унікального номера, який міститься на описі документів для реєстрації, дана опція є неможливою», - зазначив Андрій Селютін.

Однак все це стосується випадку, коли необхідно отримати документи про власну компанію.

Відтак, хоча в цілому відповідно до плану імплементації Директиви №2009/101/ЄС Закон відповідає Директиві. Однак є певний нюанс.

«Третя особа не може отримати доступ, якщо тільки їй не повідомлять код. Третя особа може отримати тільки загально доступну інформацію з реєстру у вигляді витягу», - говорить Андрій Селютін та уточнює, що обсяг вилучення з реєстру, який може отримати будь-яка третя особа на 90% покриває вимоги Директиви. Недоступні тільки статути і зміни до них, а також фінансова звітність ТОВ, оскільки закон не вимагає її розкриття (в ЄС теж такий підхід).

Тут варто наголосити, що потрібно розрізняти поняття «відомостей», які доступні для будь-кого в електронному доступі через Єдиний державного реєстру, та «документів», тобто саме першоджерела, яке компанія подає до реєстру.

Так, експерт у галузі права ЄС Ганна Добринська наголошує, що можливість отримання саме документів, які містяться у реєстраційній справі, у електронній формі третіми особами – одна з основних у Директиві. В Україні цей механізм не достатньо розроблений.

Так, на виконання Закону є наказ Міністерства юстиції (№ 1657/5 від 10.06.2016).

Навіщо запитувати інформацію про компанії?

Необхідність доступу до документів компанії – досить зручна функція для бізнесу. Особливо, якщо певна компанія хоче укласти договір з іншою. Для цього варто подивитися саме документи компанії, а не лише відомості в реєстрі.

«Наприклад, виникає потреба перевірити, наскільки правомірно призначено директора, чи менеджменту надана згода на укладення договору, коли це необхідно. Зараз для цього необхідно просити свого потенційного контрагента передати документи. Однак ви, наприклад, не бажаєте, щоб контрагент про це знав, або хочете перевірити про нього інформацію самостійно. Причини можуть бути різні», - зазначає Ганна Добринська.

Щодо отримання документів у паперової форми, така можливість є. Однак є суттєва перешкода. Зокрема, щоб отримати документ з реєстраційної справи в паперовій формі необхідно заповнити заяву. Форма цієї заяви надається. У ній потрібно конкретно вказати, який саме документ запитується заявником.

«Однак заявник не можеш знати наперед, які саме документи знаходяться саме в цій реєстраційній справі. Можливо там є інформація, яка може потенційно зацікавити. У цьому полягає проблема», - зауважує Ганна Добринська.

Як це покращити? По-перше, потрібно створити механізм, щоб можна було отримати ті документи, які є в електронній формі. По-друге, відкрити реєстр настільки, щоб побачити всі опубліковані документи та мати можливість самому обрати той, який потрібно. Наприклад, можна скласти перелік документів, які знаходяться у реєстраційній справі. Це забезпечить змогу замовляти групи документів, що потенційно можуть містити необхідну інформацію.

«Якщо ти наприклад, купуєш у компанії великий актив і хочеш впевнитися щодо обсягу повноважень директора – це все може вплинути на дійсність договору та ризиковість транзакції. Тому доступ до таких документів повинен бути забезпечений», - коментує експертка.

Відтак, хоча зміни в законодавство щодо доступу до документів набули чинності з початку 2016 року, вони не повністю дозволяють реалізувати право доступу до документів компанії, як це є вимагається правом ЄС.